ene 142014
 

Agilidad Organizacional y el rol del Gerente de Proyectos

La difícil situación económica por la que estamos atravesando en estos tiempos requiere que las organizaciones desarrollen la habilidad de adaptarse rápidamente a los cambios en el ambiente de negocios.  La agilidad organizacional es esencial para reducir los tiempos de respuesta a las condiciones del mercado e innovar los productos y servicios que se les ofrecen a los clientes.

Este panorama de negocios ocasiona que se ejerza mayor presión sobre los Gerentes de Proyectos que son los responsables de apoyar las iniciativas estratégicas que le darán una ventaja competitiva a la organización.

En el ambiente de negocios actual las ventanas de oportunidad se abren y se cierran en poco tiempo.  Los Gerentes de Proyectos tienen que lograr un balance entre la confiabilidad de tener una planificación detallada de cada proyecto que asegura buenos resultados y la agilidad de implementar los proyectos en fases para lograr adaptarse mejor a los cambios del entorno de negocios.  El implementar una planificación de proyectos ágil permite mejor control para minimizar los riesgos del proyecto y maximizar las oportunidades.

Para lograr ser efectivos en este entorno, debemos asegurarnos que los trabajos que vayamos a desarrollar como parte del proyecto estén alineados con las metas estratégicas y las practicas gerenciales  de la organización.  Tenemos que definir claramente el enfoque que vamos a seguir con relación a la planificación de las actividades y fases del proyecto.

Un buen análisis del tipo de ciclo de vida que aplica a nuestros proyectos nos ayudará a lograr la agilidad que necesitamos para asegurar el éxito de los proyectos.

Si el producto o servicio que el proyecto va a entregar está bien definido y nuestro negocio es en un tipo de industria con amplia experiencia y conocimiento en gerencia de proyectos, como lo son la industria de la construcción y manufactura, podríamos considerar un ciclo de vida tipo Predictivo (Predictive Life Cycle).

Sin embargo, si nuestro negocio requiere cambios frecuentes en los objetivos y alcance de los proyectos, como se ve en las industrias de Comunicaciones, Salud, Publicidad y otros, deberíamos considerar un ciclo de vida tipo Iterativo e Incremental (Iterative and Incremental Life Cycle) ya que nos permitirá reducir riesgos.

En aquellas organizaciones que los cambios ocurren con una alta frecuencia y se quiere una participación activa de las entidades con interés en el proyecto, como es en proyectos de Informática, hay la oportunidad de aplicar métodos agiles siguiendo un ciclo de vida Adaptativo (Adaptives Life Cycle).  Esto nos permitirá manejar los cambios adecuadamente en un ambiente de cambios continuos y donde es difícil definir previamente los requerimientos y el alcance de los proyectos.

El rol de los Gerentes de Proyectos es conocer la necesidad del negocio que justifica el proyecto, entender los activos organizacionales con que cuenta y utilizar sus conocimientos, destrezas y peritaje experto para delinear un plan de proyecto que sea ágil y permita reaccionar a los cambios y riesgos inherentes en el proyecto que está bajo su responsabilidad.

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¡Éxito en tus proyectos!

-Rafael A Rodríguez, PMP

nov 282013
 
Aplica la gerencia de proyectos (Project Management). – ¡Es fácil hacerlo!

Prólogo: 
Este artículo es una secuela del artículo: ¡En donde quiera existen proyectos!

 

Como un educador innato (esto se lo debo a mi vieja), nada es más gratificante que apreciar cuando se utiliza lo que enseñas, tan pronto como el lunes siguiente.

Recientemente concluí un curso sobre mejores prácticas en la gerencia de proyectos y preparatorio para la certificación PMP® y CAPM® del PMI®.  Fue un excelente grupo de colegas y nuevos amigos.

Es interesante y enriquecedor ver cómo, los mismos conceptos de la clase, un participante los aplica para llevar lo aprendido a su vida profesional.Aquí les comparto lo que este participante me escribió.

Espero que disfruten lo simple del ejemplo porque, ¡aplicar la gerencia de proyectos es fácil!

Nota: El email original enviado por el participante se dividió en partes para ver los conceptos de la gerencia de proyectos aplicados.

Conceptos aplicados:
1.  “Mi idea es hacer del PMBoK algo ‘diario’.”
•  Objetivo de negocio al cual los esfuerzos del proyecto deben estar dirigidos y alineados.

2.  “Es mucho material!”
•  Alcance que hay que atender y que influirá en las estrategias para lograr el objetivo.

3.  “Básicamente dividir el libro en ‘work packages’  inter-relacionados y atacarlo de esa manera.”
•  Técnica de descomposición estructurada del trabajo a realizarse.  Se usa para manejar de forma organizada el alcance.

4.  “Yo he continuado leyendo, viendo videos, repasando las lecciones del curso.”
•  Repaso de material es una respuesta de riesgo llamada mitigación que busca reforzar el conocimiento adquirido, dado que “Es mucho material!”

5.  “Todos los días estudiar, aunque sea un pedacito de algún tema del libro.”
•  Estrategia de manejo de itinerario (scheduling) para lograr el objetivo, dado que “Es mucho material!”

6.  “Poco a poco ir repasando e internalizando todo.”
•  Estrategia de manejo de itinerario, más repaso, más estrategia de manejo del cambio (en su persona), dado que “Es mucho material!”

Como ves, ¡en donde quiera existen proyectos!  ¡Y es fácil aplicar la gerencia de proyectos!

NOTA: El próximo Curso en Gerencia de Proyectos / Project Management será el 26 de abril.
Entre >aquí< para más detalles.

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¡Éxito en tus proyectos!

-Javier A Miranda, PMP
Twitter: @JavMira | LinkedIn: JavierAMiranda

oct 132013
 
Team thinking

¡En donde quiera existen proyectos!

Que tal un viaje, ¿es un proyecto?  O el organizar una actividad del trabajo, ¿es un proyecto? O una remodelación del jardín, ¿es un proyecto?

¿Qué es un proyecto?  – Un proyecto es todo esfuerzo temporero (que tiene principio y fin definido) y que produce un producto, un servicio o un resultado único (que no existía antes).

Usemos como ejemplo un viaje.  Si usted está planificando un viaje, usted comenzará a hacerlo y concluirá su planificación cuando tenga “todo set”.  Luego de esto, usted abordará el avión hacia su destino, parte del proyecto.   Al final, el esfuerzo habrá sido temporero; comenzó y concluyó.

Si es un viaje de placer, sobre todo a un nuevo destino, se producirá un resultado único.  Como ejemplo, digamos que su viaje es a Orlando Florida, con sus hijos, por primera vez.

En su viaje usted desea:
1- Que sea uno placentero – Usted quiere disfrutar al máximo y que el viaje llene sus expectativas.

2- Que cumpla con los objetivos que usted desea – Si usted está viajando por primera vez con sus hijos a los parques temáticos de la Florida, sin duda querrá que la niña o el niño disfrute las atracciones más populares y que vea a sus personajes favoritos, o hasta cene con ellos.

3- Que se quede dentro de su presupuesto – Como el dinero no es ilimitado, usted querrá asegurarse que ha ahorrado lo suficiente para ir y que luego no gaste demasiado en el viaje.

Veamos a continuación cómo se aplican en este ejemplo ciertos conceptos de la gerencia de proyectos.

1- Las expectativas son muy importantes.  Su satisfacción, y las de los demás que le acompañarán son importantes también.  Habrá entonces que conocerlas y atenderlas; que formen parte de la planificación.

2- Los objetivos igualmente son importantes.  Si estás viajando por primera vez con tus hijos, ¿debes saber las atracciones que ellos pueden disfrutar?  ¿Cuál es la edad mínima, o la estatura mínima para la atracción?  Que tal si investigas mejor de antemano para hacer una lista de lo que desean y pueden disfrutar.

También, ¿en qué temporada vas?  Las atracciones se llenan y si no consideras como parte de cumplir con tus objetivos la fecha en que vas, estarás “en estrés” y eso puede hacer que no sea placentero.

¿No crees entonces que es mejor, tomar tiempo para planificar cómo cumplir los objetivos?

3- El presupuesto nos puede restringir y muchas cosas inciden en ello.  Por ejemplo, la fecha en que vas.  Los gastos en los meses de septiembre y octubre son menores, pero los niños están en clase.

Si tenemos como objetivo que la niña o el niño cene con los personajes, una cena cuesta mucho más que comprar un “turkey leg”.

Por otro lado, si vas a comprar todo recordatorio que veas y foto que te tomes, podrás excederte en los gastos.

¿No crees entonces que sería buena idea, definir un presupuesto, cómo obtenerlo y cómo controlar los gastos?  Además, si hay restricciones con su presupuesto, sería sabio re-examinar las expectativas y los objetivos.

En resumen, tienes unas expectativas que satisfacer, unos objetivos que cumplir y un presupuesto designado para llevarlo a cabo.

Usa la gerencia de proyectos para que sus esfuerzos sean exitosos.
¡Es buena aliada!

Aquí les dejo con una cita de Paco Olmos, dirigente del equipo de baloncesto de PR, explicando parte de lo que se necesita de cara al próximo mundial de baloncesto con su equipo:

“…y cuanto antes ponernos, más que a trabajar, a organizar y a planificar.  Tenemos que pasar de solucionar problemas, a prever esa solución para que no existan esos problemas”.

Paco sabe que para lograr unos objetivos, hay que planificar para hacerlo bien.

NOTA: Próximo Curso en Gerencia de Proyectos  / Project Management.  Entre >aquí< para más detalles.

Epílogo:  Este artículo tiene la siguiente secuela: Aplica la gerencia de proyectos. ¡Es fácil hacerlo!

¿Te pareció un buen artículo?  ¿Qué más te gustaría conocer?  ¡Nos encantaría saber qué opinas!
¡Éxito en tus proyectos!

-Javier A Miranda, PMP
Twitter: @JavMira  |  LinkedIn: JavierAMiranda