Agilidad Organizacional y el rol del Gerente de Proyectos

La difícil situación económica por la que atravesamos requiere que las organizaciones desarrollen la habilidad de adaptarse rápidamente a los cambios en el ambiente de negocios.  La agilidad organizacional es esencial para reducir los tiempos de respuesta a las condiciones del mercado e innovar los productos y servicios que se les ofrecen a los clientes.

Este panorama de negocios ocasiona que se requirea mayor agilidad de los Gerentes de Proyectos que son los responsables de apoyar las iniciativas estratégicas que le darán una ventaja competitiva a la organización.

En el ambiente de negocios actual las ventanas de oportunidad se abren y se cierran en poco tiempo.  Los Gerentes de Proyectos tienen que lograr un balance entre la confiabilidad de tener una planificación detallada de cada proyecto que asegura buenos resultados y la agilidad de implementar los proyectos en fases o iteraciones cortas para lograr adaptarse mejor a los cambios del entorno de negocios.  El implementar una planificación de proyectos ágil permite controlar mejor los cambios dinámicos del entorno y maximizar la entrega de valor rápida a la vez que se minimizan los riesgos.

Para lograr ser efectivos en este entorno, debemos asegurarnos que los trabajos que vayamos a desarrollar como parte del proyecto estén alineados con las metas estratégicas y las practicas gerenciales  de la organización.  Tenemos que definir claramente el enfoque que vamos a seguir con relación a la entrega del trabajo y de las fases o iteraciones del proyecto.

Un buen análisis del tipo de ciclo de vida que aplica a nuestros proyectos nos ayudará a lograr la agilidad que necesitamos para asegurar el éxito de los proyectos.

Si el producto o servicio que el proyecto va a entregar está bien definido y nuestro negocio es en un tipo de industria con amplia experiencia y conocimiento en gerencia de proyectos, como lo son la industria de la construcción y manufactura, podríamos considerar un ciclo de vida tipo Predictivo (Predictive Life Cycle).

Sin embargo, si nuestro negocio requiere cambios frecuentes en los objetivos y alcance de los proyectos, como se ve en las industrias de Comunicaciones, Salud, Publicidad y otros, deberíamos considerar un ciclo de vida tipo Iterativo e Incremental (Iterative and Incremental Life Cycle) ya que nos permitirá reducir riesgos.

En aquellas organizaciones que los cambios ocurren con una alta frecuencia y se quiere una participación activa de las entidades con interés en el proyecto, como es en proyectos de Informática o Servicios, hay la oportunidad de aplicar métodos agiles siguiendo un ciclo de vida Adaptativo (Adaptives Life Cycle).

Estas últimas formas nos permitirá manejar los cambios adecuadamente en un ambiente de cambios dinámicos y donde es difícil definir previamente todos los requerimientos y alcance de los proyectos.

El rol de los Gerentes de Proyectos es conocer la necesidad del negocio que justifica el proyecto y maximizar  los activos organizacionales disponibles.  Deberá utilizar sus conocimientos, destrezas y peritaje experto en ciclos iterativos, incrementales y adaptativos para delinear un plan de proyecto que sea ágil y permita reaccionar a los cambios dinámicos y riesgos inherentes en el proyecto que está bajo su responsabilidad.  Será necesario que el Gerente de Proyectos domine las múltiples prácticas y métodos ágiles disponibles.

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¡Éxito en tus proyectos!

-Javier A Miranda & Rafael A Rodríguez

Javier Miranda, PMP, PMI-ACP, PSM, PSPO, CSM, CSPO, ICP