may 172014
 
10 Lecciones Aprendidas

-  EVENTO  –
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10 Lecciones aprendidas en un proyecto multi-millonario:
¿Qué falló?  ¿Qué buenas prácticas se obviaron?

 
A casi 20 años desde que el PMI® publicó en el 1996 la primera guía de mejores prácticas para manejar proyectos, o PMBOK® Guide, todavía no se aplican las mejores prácticas cuando ameritan.  Aunque mientras más complejos son los proyectos, más atención debemos prestarle a éstas, aún no se hace.  Peor aún, se le reconoce al PMBOK® Guide como algo bueno, pero se ignora su aplicabilidad y utilidad.  Inclusive, hasta incorrectamente se le llama metodología en vez de guía.
 

En esta charla compartiremos 10 lecciones aprendidas en un proyecto multi-millonario y algunos aspectos relevantes del entorno organizacional.  Además, repasaremos las mejores prácticas para el manejo de proyectos que pudieron aplicarse y sus beneficios.

 

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 ¡Éxito en tus proyectos!

-Javier A Miranda, PMP
Twitter: @JavMira | LinkedIn: Javier A Miranda

abr 032014
 
Aspectos Clave en los Proyectos

 

Como aumentar la productividad en los proyectos; siete aspectos clave para lograrlo.

1. Involucrar a las personas correctas
• En los proyectos es muy importante configurar roles, no posiciones, que sean complementarios. Cada uno de esos roles debe poseer claras responsabilidades; todas dirigidas a cumplir con los objetivos del proyecto. Una de las responsabilidades más importante proviene del gerente de proyecto. Será él o ella quien se asegurará que cada persona esté correctamente involucrada y será quien despejará el camino para que el equipo realice el trabajo sin demoras.


2. Definir bien el alcance
• El alcance es aquello que debemos completar para poder cumplir con los objetivos del proyecto. Definir bien el alcance no se refiere a definirlo completo. Definimos bien un alcance cuando podemos identificar y definir claramente cada entregable que se debe producir en cada fase del proyecto. Los requerimientos o características de cada entregable tienen que ser claros, no ambiguos.


3. Dividir el alcance en pedazos manejables
• Cuando se organiza el trabajo en bloques grandes se incrementan los riesgos y nos tardamos en verificar un resultado. Dividir el alcance en pedazos manejables ayudará a estimar, ejecutar y llevar el progreso eficientemente.


4. Estimar tiempo, costos y recursos lo mejor posible
• Aunque la estimación es una aproximación, es importante hacerlo lo mejor posible para poder organizar el trabajo y para que la organización pueda suplir los recursos necesarios para el proyecto. Involucrar las personas correctas, además de definir y organizar el alcance ayudará a estimar el tiempo, el costo y los recursos. Esto último, incluye personas, materiales, equipos e instalaciones, entre otros.


5. Establecer un proceso para manejar cambios
• Todos los proyectos cambian en algún aspecto durante su ejecución. Manejar cambios no significa evitarlos sino implementarlos ordenadamente. Es imprescindible que haya un proceso acordado para lograr ese orden, regido por una definición de plazos, roles y responsabilidades para implementar los cambios.


6. Ser agradecidos
• Debemos agradecer a todos a nuestro alrededor. Agradeceremos la oportunidad de lograr cambios positivos en las organizaciones, la colaboración de otros líderes y el compromiso y disposición del equipo.


7. Disfrutar y celebrar el éxito
• Es posible disfrutar mientras progresamos creando un buen ambiente en el proyecto. El progreso debe celebrarse temprano y regularmente durante el proyecto. Disfrutemos y celebremos cada proyecto, ¡el próximo viene pronto!

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-Javier A Miranda, PMP
Twitter: @JavMira | LinkedIn: Javier A Miranda

feb 032014
 

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ene 142014
 

Agilidad Organizacional y el rol del Gerente de Proyectos

La difícil situación económica por la que estamos atravesando en estos tiempos requiere que las organizaciones desarrollen la habilidad de adaptarse rápidamente a los cambios en el ambiente de negocios.  La agilidad organizacional es esencial para reducir los tiempos de respuesta a las condiciones del mercado e innovar los productos y servicios que se les ofrecen a los clientes.

Este panorama de negocios ocasiona que se ejerza mayor presión sobre los Gerentes de Proyectos que son los responsables de apoyar las iniciativas estratégicas que le darán una ventaja competitiva a la organización.

En el ambiente de negocios actual las ventanas de oportunidad se abren y se cierran en poco tiempo.  Los Gerentes de Proyectos tienen que lograr un balance entre la confiabilidad de tener una planificación detallada de cada proyecto que asegura buenos resultados y la agilidad de implementar los proyectos en fases para lograr adaptarse mejor a los cambios del entorno de negocios.  El implementar una planificación de proyectos ágil permite mejor control para minimizar los riesgos del proyecto y maximizar las oportunidades.

Para lograr ser efectivos en este entorno, debemos asegurarnos que los trabajos que vayamos a desarrollar como parte del proyecto estén alineados con las metas estratégicas y las practicas gerenciales  de la organización.  Tenemos que definir claramente el enfoque que vamos a seguir con relación a la planificación de las actividades y fases del proyecto.

Un buen análisis del tipo de ciclo de vida que aplica a nuestros proyectos nos ayudará a lograr la agilidad que necesitamos para asegurar el éxito de los proyectos.

Si el producto o servicio que el proyecto va a entregar está bien definido y nuestro negocio es en un tipo de industria con amplia experiencia y conocimiento en gerencia de proyectos, como lo son la industria de la construcción y manufactura, podríamos considerar un ciclo de vida tipo Predictivo (Predictive Life Cycle).

Sin embargo, si nuestro negocio requiere cambios frecuentes en los objetivos y alcance de los proyectos, como se ve en las industrias de Comunicaciones, Salud, Publicidad y otros, deberíamos considerar un ciclo de vida tipo Iterativo e Incremental (Iterative and Incremental Life Cycle) ya que nos permitirá reducir riesgos.

En aquellas organizaciones que los cambios ocurren con una alta frecuencia y se quiere una participación activa de las entidades con interés en el proyecto, como es en proyectos de Informática, hay la oportunidad de aplicar métodos agiles siguiendo un ciclo de vida Adaptativo (Adaptives Life Cycle).  Esto nos permitirá manejar los cambios adecuadamente en un ambiente de cambios continuos y donde es difícil definir previamente los requerimientos y el alcance de los proyectos.

El rol de los Gerentes de Proyectos es conocer la necesidad del negocio que justifica el proyecto, entender los activos organizacionales con que cuenta y utilizar sus conocimientos, destrezas y peritaje experto para delinear un plan de proyecto que sea ágil y permita reaccionar a los cambios y riesgos inherentes en el proyecto que está bajo su responsabilidad.

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¡Éxito en tus proyectos!

-Rafael A Rodríguez, PMP

ene 072014
 

¡Del choque de ideas, se aprende!

Me place comunicar que Agile Ratio Institute cuenta con un nuevo integrante; el Sr. Rafael A Rodríguez.

Rafael formará parte del Agile Ratio Institute y también escribirá sobre gerencia de proyectos para nuestro Blog.  ¡Bienvenido!

 

Rafael es socio del PMI® desde el 15 de diciembre de 1995, está certificado como PMP® desde el 10 de noviembre de 1997 y es un ingeniero profesional licenciado (PE).

Cuando reflexionaba sobre la inclusión de Rafael, pensaba de camino a mi casa: ¡qué mucho ha cambiado la gerencia de proyectos desde que tomé la clase con él!

Cuando tomé la clase con Rafael se utilizó la primera versión del PMBOK® Guide del 1996.  ¡Sólo tenía 176 páginas!   No obstante, hay ciertas cosas que no cambian.

Todavía recuerdo cuando le dije: “Ok profesor.  Entendí la técnica de descomposición utilizada para producir el Work Breakdown Structure, pero, ¿cuándo me detengo?”

Él muy sabiamente me indicó: “Seguirás descomponiendo, hasta que te sientas en control.”  Claro, esto es así al dejar a un lado cualquier asunto de gobernanza, y sus diversas fuentes, o algo particular del entorno que requiera alterar el nivel de descomposición deseado.

Hoy, varias versiones del PMBOK® Guide más tarde, y ya contando con 590 páginas, existe todavía la necesidad de continuar compartiendo el conocimiento y aprendiendo. 

Gracias a Rafael por ser parte de este esfuerzo.  Hoy es un hito importante para que nuestra profesión siga creciendo y comprendiéndose.  De paso, le envío un abrazo a todos los cientos de participantes en mis cursos, colegas y nuevos amigos.

Aquí mi propuesta:

Nunca paremos de aprender, ni restrinjamos de quién se aprende.  A compartir opiniones y a que choquen las ideas, porque: ¡del choque de ideas, se aprende!

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¡Éxito en tus proyectos!

-Javier A Miranda, PMP
Twitter: @JavMira  |  LinkedIn: JavierAMiranda